Työnhakijarekisteri

Tietosuojaseloste / informointiasiakirja – EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 2016/679

Tiivistelmä

Tässä tiivistelmässä kerromme Sinulle, miten Solo Health käsittelee työnhakijoidensa henkilötietoja. Yksityiskohtaiset tiedot käsittelytoimista löydät alla olevasta Työnhakijarekisterin rekisteriselosteesta.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojesi käsittely Solo Healthilla perustuu suostumukseesi. Olet joko hakenut meiltä työpaikkaa tai osoittanut muulla tavoin kiinnostuksesi työskentelyyn meillä tai kauttamme asiakasyrityksessämme.

Mitä tietoja keräämme sinusta?

Keräämme Sinusta ainoastaan tietoja, jotka ovat tarpeen Solo Healthin ja Sinun välisen työsuhteen luomisessa ja ylläpidossa sekä rekrytointiprosessin suorittamisessa omaan tai asiakkaan lukuun. Käsittelemme työnhakuvaiheessa vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä soveltuvuuttasi hakemaasi työtehtävään. Emme käsittele tietojasi muihin kuin näihin tarkoituksiin.

Mistä saamme tietojasi?

Lähtökohtaisesti tallentamamme henkilötiedot on saatu Sinulta; jättämästäsi työhakemuksesta, ansioluettelosta, koulu- ja työtodistuksista sekä mahdollisessa haastattelussa antamistasi tiedoista sekä itse mahdollisesti ilmoittamiesi suosittelijoiden antamista palautteista. Käsittelemme tietojasi ainoastaan tarpeellisen ajan, jonka jälkeen poistamme tiedot rekisteristämme.

Mihin luovutamme tietojasi?

Luovutamme tietojasi ainoastaan suostumuksellasi tarvittaessa ja vain tarpeellisin osin asiakkaille, joille työskentelystä olet kiinnostunut. Yhteystietojesi, puhelinnumero ja sähköposti, osalta pyydämme Sinulta erillisen suostumuksen tietojen luovuttamiseen asiakkaalle. Kaikkien tahojen kanssa, joille tietojasi voidaan perustellusta syystä luovuttaa, on tehty tietojenkäsittelyyn liittyvät lainmukaiset sopimukset ja tietojasi käsitellään aina luottamuksellisina.

Miten suojaamme tietosi?

Käytämme henkilötietojen käsittelyyn menetelmiä ja järjestelmiä, joissa tietojesi käsittely on suojattu parhaalla mahdollisella tavalla. Olemme rajanneet tietoihisi pääsyä käyttöoikeuksin ja asianmukaisin teknisin suojausmenetelmin. Tietojesi käsittelyyn osallistuva henkilöstömme noudattaa salassapitovelvollisuutta ja huolehtii kaikin tavoin yksityisyydensuojastasi.

Solo Health Oy Työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä Solo Health Oy ja sen tytäryhtiöt Y-tunnus: 2925239-1 Ratamestarinkatu 7 B, 00520 Helsinki

Tietosuoja-asioista vastaava

sähköposti: tietosuoja@solohealth.fi

Rekisterinnimi

Työnhakijarekisteri

Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

Työnhakijarekisteri sisältää työnhakijoista tietoja, jotka ovat tarpeen Solo Health Oy:n ja työnhakijan välisen työ- ja/tai asiakassuhteen luomisessa ja ylläpidossa sekä Rekrytointiprosessin suorittamisessa omaan tai asiakkaan lukuun. Rekisterissä käsitellään rekrytointivaiheessa vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa Solo Healthilla tai Solo Health:n asiakkaalla tarjolla olevaan työtehtävään. Henkilötietojen käsittely rekrytointiin liittyvissä asioissa perustuu työnhakijan suostumukseen. Työnhakijan tietoja voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin ainoastaan työnhakijan erillisellä suostumuksella.

Rekisteröityjen ryhmät

Solo Health Oy:n ja sen tytäryhtiöiden työnhakijat.

Rekisterin tietosisältö–henkilötietoryhmät

Rekisteriin kerätään työnhakijan yksilöintitiedot: Nimi,syntymäaika, yhteystiedot, valokuva, sukupuoli, kansalaisuus, mahdollisen työluvan tiedot
Koulutus-ja työkokemustiedot: Koulutus,kielitaito,työkokemus,mahdollinen erityisosaaminen, ajokortti, autonkäyttömahdollisuus, mahdolliset suosittelijat
Työnhakijan työpaikkaa koskevat toiveet: Toimiala, sijainti, työtehtävä, työaika- ja käytettävyystiedot (esim. kokoaikainen/ osa-aikainen, päivätyö), palkkatoivomus.

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Solo Health voi luovuttaa henkilötietoja tarpeellisin osin konserniyhtiöiden välillä.
Rekisterissä olevia tietoja luovutetaan työnhakijan suostumuksella vain työnhakijan kannalta potentiaalisille Solo Healthin asiakkaille
Henkilötietoja luovutetaan vain Solo Healthin asiakkaan rekrytoinnista vastaaville henkilöille.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa markkinointitarkoituksiin koskien Solo Healthin palveluita ainoastaan työnhakijan erikseen antamalla suostumuksella
Solo Health käyttää alihankkijoita,jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Alihankkijat toimivat Solo Healthille järjestelmä- ja palvelutoimittajina. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset, jossa on käsittelyn ehtojen lisäksi sitouduttu salassapitovelvollisuuteen.

Tietojensiirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Työnhakijan tiedot poistuvat työnhakijarekisteristä 12 kuukauden kuluttua hakemustietojen viimeisimmästä päivityshetkestä lukien. Hakemustietojen päivityksen voi tehdä hakija itse kirjautumalla jättämälleen hakemukselleen uudelleen. Sen voi myös tehdä hakemuksen käsittelijä (Solo Healthin toimihenkilö) hakemuksen käsittelyprosessin yhteydessä työnhakijan pyynnöstä. Rekisterinpitäjä tuhoaa säilytysajan päättymisen jälkeen kaikki rekisteröityä koskevat tiedot asianmukaisesti tallennusmuodosta huolimatta.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä asioissa rekisteröidyn tulee olla yhteydessä Solo Healthin tietosuoja-asioista vastaavaan. a. Oikeus saada pääsy tietoihin–tarkastusoikeus Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot. Tarkistaakseen omat tietonsa, tulee rekisteröidyn toimittaa kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisterinpitäjälle tai esitettävä pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä toimittaa ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn pyytämät tiedot: - Sähköisesti, mikäli rekisteröity on tätä pyytänyt ja mikäli se on tietoturvallisesti mahdollista. - Tai järjestää tilaisuuden tutustua hänestä tallennettuihin tietoihin jossakin Rekisterinpitäjän toimipaikoista. b. Oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterissä olevien virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. c. Oikeus vastustaa käsittelyä Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. d. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa.

Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn, kokonaan tai osittain koska tahansa.

Rekisteröity voi halutessaan poistaa itse hakemustietonsa tai suostumuksensa järjestelmästä tai lähettää pyynnön tietojen poistamisesta rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen rekisterinpitäjä ei enää käsittele rekisteröidyn tietoja työnhakijarekisterissään.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus valvovalle viranomaiselle.

Tietolähteet, säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijan rekisteritiedot kerätään työnhakijan toimittamasta työhakemuksesta (vapaamuotoisesta tai Solo Healthin laatimasta hakemuslomakkeesta), ansioluettelosta, koulu-, työ- ja/ tai muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa ja/ tai työ- tai asiakassuhteen aikana antamista tiedoista sekä mahdollisesti suosittelijoiden antamista palautteista.

Automaattinen päätöksenteko mukaan lukien profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Solo Health huolehtii tietoturvasta sekä teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä lainsäädännön ja yleisten korkeiden standardien mukaisesti suojatakseen henkilötietoja luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä.

Rekisterissä oleviin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Tietojen käsittely vaatii käyttäjältä vähintään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Rekisteri on suojattu SSL-yhteydellä.

Solo Health vastaa siitä, ettei henkilötietoja pidetä asiattomien henkilöiden saatavilla.

Henkilötietojen huolellisesta käsittelystä ja säilyttämisestä on annettu erillinen ohjeistus Solo Healthin henkilöstölle. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät henkilöt noudattavat salassapitovelvollisuutta.